TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN HIỆN NAY

TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN HIỆN NAY

MỤC LỤC NỘI DUNG: 

1. Tổng quan về tổ chức sự kiện.

• Sự kiện là gì? 
• Các lĩnh vực sự kiện. 
• Khái niệm tổ chức sự kiện. 
• Xu hướng phát triển của nhu cầu về dịch vụ và ngành tổ chức sự kiện. 
• Các loại hình sự kiện. 
• Vai trò của tổ chức sự kiện. 
• Một số lợi ích của tổ chức sự kiện. 
• Công cụ truyền thông. 

2. Chân dung người làm nghề và kỹ năng tổ chức sự kiện. 

• Về kiến thức tổ chức sự kiện. 
• Về kỹ năng tổ chức sự kiện. 
• Về khả năng. 
• Về thái độ. 

3. Cơ hội nghề nghiệp cho ngành tổ chức sự kiện.

4. Quy trình tổ chức sự kiện. 

• Trước sự kiện. 
• Trong sự kiện. 
• Sau sự kiện. 
• Cách chọn địa điểm phù hợp. 
• Những lưu ý góp phần cho sự kiện thành công.

5. Các yếu tố cần có của Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. 

• Đội ngũ nhân viên. 
• Cơ sở vật chất trang thiết bị sự kiện. 
• Quản trị sự kiện.

6. Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Art Event.

• Công ty sự kiện Art Event.
• Dịch vụ của Art Event có gì đặc biệt?

Tổ chức một chương trình sự kiện thành công.

Với nhiều ý tưởng sáng tạo, mới lạ, cùng đội ngũ tổ chức, thiết kế và thi công sự kiện chuyên nghiệp, Công ty Art Event được tín nhiệm từ nhiều đối tác lớn như: Đất xanh, Prudential, ABC Bakery, Honda, FPT… Bằng những kinh nghiệm đúc kết từ thực tiễn qua nhiều chương trình lớn nhỏ hằng năm; Bài viết dưới đây Art Event sẽ giúp độc giả có cái nhìn rõ hơn về nghề tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện là khái niệm còn mới mẻ ở Việt Nam. Nhưng ở các nước phát triển nó đã quá quen thuộc và đang trở thành nghề khá HOT trong nước.

Bài viết như bài học vỡ lòng cho những người đang tìm hiểu và muốn theo đuổi ngành này. Cung cấp những kiến thức, bài học, kỹ năng tạo nên người làm event.

Đối với người làm nghề, phác họa chân dung người làm event cần có những yếu tố, kỹ năng gì. Từ đó mà trau dồi, phát triển bản thân.

Còn doanh nghiệp sẽ hiểu tầm quan trọng của event đối với công ty. Biết thêm về công tác tổ chức một sự kiện, từ đó tìm cho mình một đối tác phù hợp.

>>> Xem thêm: teambuilding vui - khỏe - có ích.

1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN.

Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ còn xa lạ ở Việt Nam. Vì vậy có rất nhiều cách hiểu khác nhau. Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.

➤ Sự kiện là gì? 

Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa trong đời sống xã hội.

Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội: Sự kiện là một hiện tượng, một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện.

• Ví dụ: Các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm, người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… 

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: Sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị… Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau:

Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, tính chất và quy mô lớn. Mang những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội.

• Ví dụ các sự kiện như: Hội nghị thượng đỉnh các nước, SEGAMES 23, Cuộc thi hoa hậu toàn quốc… 

Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc”. Bao hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày.

• Ví dụ như: Đám cưới, sinh nhật, tiệc mời…  

➤ Các lĩnh vực sự kiện.

Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm nhiều lĩnh vực rộng rãi như:

• Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
• Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…

Ví dụ:
Đại hội cổ đông thường niên của FPT năm 2019
Lễ kỷ niệm 10 năm thành lập của công ty Đông Phương Đồng Nai Việt Nam (DOAS)
Sự kiện Year End Party của công ty thời trang Gumac – Touch the star

• Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
• Exhibitions: Triển lãm
• Trade fairs: Hội chợ thương mại
• Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí
• Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp
• Festive events: Lễ hội, liên hoan

Ví dụ: Tổ chức tiệc tết trung thu cùng Harley-Davidson of Saigon

• Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước
• Meeting: Họp hành, gặp giao lưu  4/19
• Seminars: Hội thảo chuyên đề

Ví dụ: Sự kiện lễ phát động chương trình sức khoẻ Việt Nam 

• Workshops: Bán hàng
• Conferences: Hội thảo
• Conventions: Hội nghị
• Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
• Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
• Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing

Ví dụ:
Tổ chức roadshow thẩm mỹ viện Zema 
Tổ chức Lễ khai trương thẩm mỹ viện Zema 
Lễ khai trương dòng năng lượng xanh pin Mopo của Power Centric từ Shark Tank Việt Nam 

• Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại
• Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Ví dụ:

Lễ ra mắt sản phẩm mới của Mercedes-Benz Vietnam Star 
Lễ ra mắt sản phẩm bánh trung thu ABC Bakery trên đất Mỹ.

Chương trình hội thảo tại Đà Nẵng.

➤ Khái niệm tổ chức sự kiện. 

Tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) sự kiện. Là một quá trình bao gồm các công việc:

• Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng 
• Lập chương trình, kế hoạch 
• Chuẩn bị các yếu tố cần thiết 
• Tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể… 

Mục đích: Để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội. Nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. 

➤ Xu hướng phát triển của nhu cầu về dịch vụ và ngành tổ chức sự kiện.

Theo kết quả khảo sát của FTA vào năm 2006, tổ chức sự kiện là công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất. Chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

Trung bình hàng năm các doanh nghiệp trên thế giới chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm; và 15 tỉ USD cho việc tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm…

Theo các chuyên gia thì xu thế mới nhất hiện nay là tổ chức các event có “chủ đề”. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau. Sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho event. Tạo nên một sự kiện mang tính khác biệt cao về sáng tạo và thiết kế. Mục đích là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra một hướng đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm. Và thu hút số lượng lớn khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Riêng tại thị trường Việt Nam, việc tổ chức các sự kiện của các công ty đã thay đổi rõ rệt về chất lượng và số lượng. Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với hình ảnh thương hiệu của họ.

➤ Các loại hình sự kiện. 

Sự kiện bao gồm nhiều hoạt động trong nhiều lĩnh vực như: thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng… Và các hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục – tập quán… Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phân loại sự kiện bao gồm:

• Quy mô, lãnh thổ 
• Thời gian 
• Hình thức và mục đích sự kiện  

➤ Vai trò của tổ chức sự kiện.

Là công cụ duy trì mối quan hệ, tạo niềm tin và uy tín đến khách hàng.

Nhằm đánh bóng sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của doanh nghiệp.

Tăng doanh số, lợi nhuận, thông tin khách hàng.

➤ Một số lợi ích của tổ chức sự kiện. 

Xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.

Cải thiện hoặc thay đổi cái nhìn của công chúng về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.

Tận dụng hiệu ứng truyền thông để truyền đạt đến khách hàng mục tiêu.

➤ Công cụ truyền thông.

Phương tiện offline: Các kênh báo giấy, tạp chí, ấn phẩm, banner, tờ rơi, poster,…

Phương tiện online: Báo điện tử, email, website, diễn đàn,…

Các trang mạng xã hội: Facebook, instagram, zalo, twitter,…

2. CHÂN DUNG NGƯỜI LÀM NGHỀ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN.

 ➤ Về kiến thức tổ chức sự kiện.

• Có kiến thức chuyên môn về tổ chức sự kiện. 
• Hiểu biết rõ về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu. 
• Tìm hiểu kĩ về khách hàng mục tiêu cho chiến lược. 
• Kiến thức xã hội.  

➤ Về kỹ năng tổ chức sự kiện. 

• Kỹ năng tổ chức, làm việc nhóm: Quản lý đã khó khăn; việc gắn kết và tạo động lực cho mọi người trong đội càng khó khăn hơn. Điều này cần kinh nghiệm; vì thế hãy đi thực tế ngay khi bạn có thể. Trau dồi kỹ năng tổ chức sự kiện không chỉ về mặt kiến thức mà cả thực tế đi cùng 
• Kỹ năng lập kế hoạch. 
• Kỹ năng triển khai, giám sát, thực hiện kế hoạch. 
• Giao tiếp: Để giữ mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác; công việc với nhân viên thuận lợi. Thì việc giao tiếp tốt rất cần. 
• Kỹ năng viết: Tư duy sáng tạo là điều cần thiết cho người làm nghề. Và kỹ năng viết cũng rất quan trọng. Dù ý tưởng của bạn rất hay nhưng bạn không thể truyền tải đến mọi người xung quanh thì là vô ích. Mỗi ngày viết một ít, kỹ năng sẽ được trau dồi. 
• Check-list: Kiểm tra và xử lý những việc đã làm và chưa làm của sự kiện. Cần sự siêng năng, tỉ mỉ trong công việc. 
• Quản lý tài chính: Thực tế về mức thu nhập mà sự kiện có thể mang lại, hoạch định kế hoạch dự phòng, xem xét tài chính để tránh thua lỗ. Tổ chức sự kiện được xem là nghề “làm dâu trăm họ”. 

➤ Về khả năng.

• Sáng tạo, tỉ mỉ, có suy nghĩ mới lạ trong công việc. 
• Quan sát mọi chi tiết xung quanh cao. 
• Dự trù và xử lý tình huống có thể xảy ra. 
• Chịu áp lực từ công việc.  

➤ Về thái độ.

• Biết lắng nghe, tiếp thu ý kiến của mọi người. 
• Chịu khó, hết mình với công việc, không ngại khó khăn. 
• Vui vẻ, hòa đồng, xây dựng mối quan hệ với mọi người xung quanh. 

Địa điểm tổ chức sang trọng.

>>> Xem thêm: chương trình camping kết hợp teambuilding.

3. CƠ HỘI NGHỀ NGHIỆP CHO NGÀNH TỔ CHỨC CHỨC SỰ KIỆN. 

Những năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam đang bùng nổ mạnh mẽ bởi sức nóng và nhu cầu lớn từ truyền thông, PR, quảng cáo ngày càng nhiều. Thế nên nghề tổ chức sự kiện được coi là một nghề rất “hot” và có nhiều triển vọng. Nhưng bạn đang băn khoăn không biết bước chân vào nghề tổ chức sự kiện nên học ngành nào? Có nhiều cách thức khác nhau để học nghề sự kiện này. Đó là học qua lý thuyết và học từ kinh nghiệm thực tế.

➤ Học từ lý thuyết: qua sách vở, sách chuyên ngành, trường lớp, trung tâm dạy nghề…

Một số trường đào tạo chuyên ngành tổ chức sự kiện có thể kể đến:

• Đại học Văn Lang chuyên ngành Quan hệ công chúng 
• Đại học Công Nghệ Hutech TP.HCM chuyên ngành Truyền thông Đa phương tiện 
• Đại học FPT chuyên ngành Quản trị sự kiện, Quan hệ công chúng… – 

➤ Học từ kinh nghiệm thực tế: các câu lạc bộ tổ chức event, thực tập tại các công ty sự kiện…

Nhưng để thành công trong ngành tổ chức sự kiện này, bạn cần phải kết hợp song song cả 2 phương thức vừa học vừa thực hành. Luôn không ngừng trau dồi, học hỏi, tích lũy kinh nghiệm và đổi mới bản thân.

Ngoài ra, ngành tổ chức event còn đòi hỏi chuyên môn từ nhiều lĩnh vực khác như: kỹ thuật, đồ họa, content, thiết kế… Do đó bạn cần phải tìm hiểu, rèn luyện và học tập không ngừng. Thậm chí cần rất nhiều thời gian cọ xát và làm việc thực tế mới có thể thành công.

4. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN.

➤ Trước sự kiện.

• Tìm hiểu sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu. 
• Nghiên cứu và phân tích PEST, SWOT, đối thủ cạnh tranh… 
• Lập kế hoạch. Chuẩn bị tổ chức sự kiện gồm: thời gian, địa điểm, số lượng khách mời… 
• Dự trù tình huống có thể xảy ra, dự trù kinh phí. 
• Xúc tiến và quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.  

➤ Trong sự kiện.

• Tiếp đón khách mời. 
• Tổ chức các chương trình chính của sự kiện. 
• Phục vụ ăn uống trong sự kiện. Tổ chức các hoạt động phụ trợ cho sự kiện.  

➤ Sau sự kiện.

• Thúc đẩy quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu. 
• Chăm sóc khách hàng. 
• Phân tích hiệu quả của sự kiện, và thiếu sót trong sự kiện. 

 ➤ Cách chọn địa điểm phù hợp. 

• Đáp ứng yêu cầu mà kế hoạch đề ra. 
• Phải có sức chứa với số lượng khách mời. 
• Phù hợp với thời gian diễn ra sự kiện. 
• Điều quan trọng là phù hợp với kinh phí của doanh nghiệp. 

➤ Những lưu ý góp phần cho sự kiện thành công.

• Thư mời: Phải rõ ràng, đầy đủ thông tin chính của sự kiện để mang lại hiệu quả. 
• Công tác PCCC: Trong sự kiện không biết chuyện gì có thể xảy ra, việc chuẩn bị trước là cần thiết. Phòng tránh tai nạn rủi ro. 
• Làm việc khoa học: Sắp xếp tất cả công việc một cách khoa học, rõ ràng, để mọi người cùng theo dõi. 
• Quan sát mọi chi tiết từ nhỏ đến lớn để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng tiến độ. 
• Kết hợp công nghệ: Mang đến sự mới lạ trong sự kiện, không nhàm chán, truyền thống như các sự kiện trước. 

Quy trình tổ chức sự kiện phải chặt chẽ.

5. CÁC YẾU TỐ CẦN CÓ CỦA CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP.

Vậy những công ty sự kiện này có ưu điểm gì? Tại sao nên lựa chọn các công ty này?

➤ Đội ngũ nhân viên.

Là yếu tố nòng cốt của một công ty sự kiện chuyên nghiệp. Một đội ngũ giỏi, nhiều kinh nghiệm sẽ luôn đưa ra những ý tưởng tuyệt vời.

Đồng thời mọi sai sót khi tổ chức cũng sẽ được giảm thiểu đến mức tối đa và luôn có phương án khắc phục kịp thời.

Những ý tưởng độc đáo sẽ giúp doanh nghiệp ghi dấu ấn trong tâm trí khách hàng. 

➤ Cơ sở vật chất trang thiết bị sự kiện.

Không kém phần quan trọng là các thiết bị sự kiện: vật dụng trang trí sự kiện và hệ thống âm thanh ánh sáng cao cấp. Đây chính là linh hồn cho bất kì sự kiện nào.Buổi Live Show sẽ làm khán giả thỏa mãn nếu âm thanh ánh sáng được đầu tư.

➤ Quản trị sự kiện.

Quản trị sự kiện được hiểu là quản lý các yếu tố bên trong (nhân sự, thiết bị) và các yếu tố bên ngoài (quan hệ, khả năng kiểm soát rủi ro).

Giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu và điều hướng thông điệp tới khách mời. Và quan trọng hơn, sẽ đảm bảo cho sự kiện được diễn ra trọn vẹn và thành công.

➤ Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Art Event.

Công ty sự kiện Cyber Show Một trong những công ty được đầu tư mạnh về trang thiết bị. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho nhiều nhãn hàng lớn như:

• Đất xanh, Prudential, ABC Bakery, FPT, Power Centric… 

Art Event ngày càng khẳng định vị trí trong ngành và thuộc Top những công ty sự kiện chuyên nghiệp.

Điều khiến khách hàng tin tưởng là đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và sáng tạo, sự tận tâm với công việc. Mỗi sự kiện diễn ra đều là tâm huyết, công sức của cả công ty Art Event.

Ngoài ra, Art Event còn giải quyết chi phí tối ưu nhất cho các doanh nghiệp. Chúng tôi luôn cố gắng mang đến những ý tưởng sáng tạo, sự hoàn thiện sản phẩm cao nhất.

Sự kiện của quý khách sẽ luôn được đảm bảo về mức độ thành công khi đến với Art Event.

>>> Xem thêm: teambuilding và văn hóa xây dựng doanh nghiệp.

6. DỊCH VỤ CỦA ART EVENT CÓ GÌ ĐẶC BIỆT.

Teambuilding góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

➤ Cung cấp địa điểm tổ chức. 

Là đối tác của nhiều nhà hàng, khách sạn, các resort, trung tâm hội nghị; Art Event sẽ cung cấp và tư vấn cho doanh nghiệp địa điểm và tổ chức hội nghị – hội thảo phù hợp với giá thành cực kỳ ưu đãi. 

➤ Cho thuê âm thanh ánh sáng.

Với trang thiết bị hiện đại, Art Event hiểu rằng âm thanh, ánh sáng sẽ làm khách hàng ấn tượng hơn những tấm quảng cáo đơn điệu.

Art Event hân hạnh là đối tác của các doanh nghiệp, thậm chí các công ty sự kiện khác về mảng thiết bị.

➤ Tổ chức team building, du lịch. 

Nếu team building là thế mạnh của các công ty du lịch thì Cyber Show tin có lợi thế hơn về kinh nghiệm và điều kiện tổ chức. Vì Art Event – công ty có trụ sở chính tại Phú Quốc – trung tâm du lịch và kinh tế mới; thì việc tổchức team building sẽ hấp dẫn hơn.

➤  Động thổ, khởi công. 

Với kinh nghiệm hợp tác nhiều doanh nghiệp, Art Event sẽ tổ chức lễ động thổ, khởi công được đảm bảo hoàn thiện và thành công nhất. Đồng thời tối thiểu chi phí cho doanh nghiệp.

➤  Kỷ niệm, tất niên.

Hiểu được tổ chức lễ kỷ niệm mang ý nghĩa tinh thần và là cơ hội xây dựng hình ảnh doanh nghiệp. Art Event luôn mang đến những ý tưởng mới lạ dựa trên tinh thần của doanh nghiệp. Tạo một đêm kỷ niệm, tất niên trọn vẹn, ấn tượng trong tâm trí khách mời.

Ngoài ra, Art Event còn có dịch vụ tổ chức tiệc tất niên, tổ chức Gala Dinner, tổ chức Year End Party cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước.

➤  Khai trương, khánh thành. 

Với ý nghĩa khởi đầu thuận lợi mang lại may mắn cho việc kinh doanh dài lâu. Art Event mang đến dịch vụ tổ chức lễ khai trương, tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp.

Art Event sẽ giúp quý khách lên chương trình và chuẩn bị cho toàn bộ sự kiện được diễn ra thành công và trọn vẹn nhất.

CÔNG TY DU LỊCH NGHỆ THUẬT ART TRAVEL 

Địa chỉ: K50/16 Bùi Tá Hán, Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng

HOTLINE: 0935 550 454 (Hoàng Vy)

BTV: Hoàng Vy